تطرح شركة شركاء الخبراء للتجارة شركة شخص واحد وظيفة جديدة بمسمى سكرتير تنفيذي في مدينة السعودية. الوظيفة متاحة بنظام دوام كامل (دوام صباحي/مسائي)، وهي فرصة رائعة للمهتمين بالعمل في منطقة الرياض.

الهدف من الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الكامل للإدارة العليا في شركة شركاء الخبراء للتجارة من خلال إدارة المراسلات، تنظيم الاجتماعات، إعداد التقارير، متابعة المهام، إدارة الملفات والعقود، والتنسيق بين الإدارات الداخلية والعملاء والموردين، بما يضمن انسيابية العمل ورفع كفاءة الإدارة التنفيذية ودعم عمليات الشركة المتعلقة بالمناقصات وعقود الصيانة وتشغيل الورش وتوريد وتصنيع قطع الغيار.

المهام والمسؤوليات

المهام والواجبات الرئيسية

أولاً: إدارة مكتب الإدارة العليا

1. تنظيم وإدارة جدول أعمال المدير العام أو الإدارة التنفيذية (المواعيد – الاجتماعات – الزيارات – السفر).

2. استقبال المكالمات والطلبات الرسمية وتحديد أولوياتها وتحويلها للجهات المعنية.

3. متابعة البريد الوارد والصادر وتوثيق المراسلات الرسمية والردود بالتنسيق مع الإدارة.

4. تنظيم الملفات الإدارية والتقارير الخاصة بالإدارة العليا وحفظها بشكل آمن وسهل الوصول.

ثانياً: إعداد المراسلات والتقارير الرسمية

1. إعداد الخطابات الرسمية والمراسلات باللغة العربية والإنجليزية وفق نماذج الشركة.

2. صياغة محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting) ورفعها للإدارة العليا للاعتماد.

3. إعداد تقارير متابعة أسبوعية وشهرية عن الأعمال والمشاريع والعقود الجارية.

4. تجهيز عروض تقديمية (PowerPoint) وتقارير مختصرة للإدارة التنفيذية عند الحاجة.

5. مراجعة المستندات قبل اعتمادها والتأكد من اكتمالها وتنسيقها.

ثالثاً: تنظيم الاجتماعات والزيارات الرسمية

1. ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية وإرسال الدعوات وجدولة الحضور.

2. تجهيز قاعات الاجتماعات (الأجندة – المستندات – العروض – الضيافة).

3. توثيق قرارات الاجتماعات ومتابعة تنفيذها مع الإدارات المعنية.

4. تنظيم زيارات العملاء والجهات الحكومية والشركاء التجاريين والتنسيق معهم.

رابعاً: متابعة المهام والتنسيق بين الإدارات

1. متابعة تنفيذ توجيهات الإدارة العليا مع الإدارات المختلفة وضمان الالتزام بالمواعيد.

2. التنسيق بين إدارات الشركة (الصيانة – المشتريات – قطع الغيار – المشاريع – المالية – الموارد البشرية).

3. إعداد قوائم مهام (Task Lists) للإدارة العليا ومتابعة تحديثها بشكل مستمر.

4. التنبيه المبكر لأي تأخير أو تعثر في تنفيذ القرارات أو الأعمال.

خامساً: دعم إدارة العقود والمناقصات

1. تنظيم ملفات المناقصات والمستندات الخاصة بها (التأهيل – العروض – الضمانات – المخاطبات).

2. متابعة تواريخ تسليم العطاءات وتجديد الضمانات البنكية أو خطابات التعهد.

3. حفظ العقود التشغيلية وعقود صيانة الورش وتوريد قطع الغيار وأرشفتها بشكل منظم.

4. التنسيق مع إدارة المشاريع والإدارة القانونية بشأن أي تحديثات أو مستندات مطلوبة.

5. إعداد خطابات التغطية الرسمية الخاصة بالمناقصات وتقديمها حسب متطلبات الجهة.

سادساً: إدارة المستندات والملفات وأرشفة البيانات

1. إنشاء نظام أرشفة إلكترونية وورقية لجميع ملفات الإدارة العليا والعقود والمراسلات.

2. تصنيف المستندات حسب نوعها (عقود – مشاريع – مناقصات – مراسلات – فواتير – محاضر).

3. ضمان سرية المعلومات والالتزام بسياسات الشركة في حفظ الوثائق.

4. تسهيل استرجاع أي مستند عند الطلب بسرعة واحترافية.

سابعاً: التنسيق الخارجي (عملاء – موردين – جهات رسمية)

1. التنسيق مع العملاء بخصوص الاجتماعات أو استلام وتسليم المستندات الرسمية.

2. متابعة التواصل مع الموردين والشركاء بخصوص الترتيبات الرسمية.

3. تجهيز الملفات المطلوبة للزيارات الحكومية أو الاجتماعات الرسمية.

4. دعم الإدارة في إجراءات الاعتماد أو التسجيل لدى الجهات الرسمية (حسب الحاجة).

ثامناً: إدارة السفر والضيافة

1. ترتيب حجوزات السفر والإقامة للمدير العام أو الإدارة العليا.

2. تجهيز خطابات السفر والموافقات الداخلية.

3. إعداد خطة الزيارات الرسمية وترتيبات الاستقبال والتوديع.

4. متابعة مصروفات السفر وتجهيز التقارير اللازمة عند العودة.

تاسعاً: دعم التحول الرقمي واستخدام الأنظمة

1. استخدام أنظمة الشركة (مثل Odoo أو ERP) لتوثيق المراسلات أو متابعة المهام حسب الصلاحيات.

2. تنظيم الملفات على منصات الشركة الرقمية (Google Drive / OneDrive / سيرفر داخلي).

3. إعداد تقارير مبسطة ولوحات متابعة للمهام باستخدام Excel أو أدوات إدارة المشاريع.

الصلاحيات الوظيفية

1. التنسيق المباشر مع جميع الإدارات لتسهيل أعمال الإدارة العليا.

2. الاطلاع على الملفات الرسمية والمراسلات حسب التفويض المعتمد.

3. جدولة الاجتماعات وتأكيد الحضور نيابة عن الإدارة العليا.

4. حفظ واستلام وتسليم المستندات الرسمية وفق الإجراءات الداخلية.

المؤهلات والشهادات المطلوبة

• البكالوريوس في الموارد البشرية
• البكالوريوس في إدارة الأعمال
• البكالوريوس في نظم المعلومات الإدارية
• البكالوريوس في التسويق
• البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
• Microsoft Certified System Engineer (MCSE 2003)
• Microsoft Office Specialist (MOS)
• California Certification( SPHR-CA)
• إدخال البيانات ومعالجة النصوص
• تحليل الأعمال الاحترافية PMI -PBA

ملخص التفاصيل

• الخبرة: 5 سنوات فأكثر
• الجنس: ذكور و اناث
• الراتب المتوقع: من 4000 إلى 6000 ريال
• طبيعة العمل: دوام كامل
• ساعات العمل: صباحي/مسائي
• مقر العمل: الرياض