وظيفة مساعد إداري لدى شركة صهم للخدمات البيئية في الرياض

فرصة عمل جديدة تقدمها شركة صهم للخدمات البيئية للمتخصصين والمهتمين بشغل وظيفة مساعد إداري في مقرها الواقع بمدينة الرياض. تعرف على المهام والمسؤوليات وبادر بالتقديم الآن.

وصف الوظيفة

متابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، وإنجاز الأعمال الادارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر

المهام والمسؤوليات

• تنفيذ التعليمات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عنه
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر
• انجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليهاتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية والمشاركة في هذه الاجتماعات و تدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.
• متابعة سريان وتجديد العقود:
• حصر ومتابعة تواريخ بداية ونهاية عقود المنشأة أو الخدمات الخاصة بمكتب الرئيس، والتنسيق المبكر لطلبات التجديد أو الإنهاء.
• إدارة وتوثيق الدورة المستندية للعقود:
• استلام مراجعات العقود الأولية، وتجهيز ملفات التعاقد (كالنماذج، المرفقات، والاعتمادات المطلوبة)، ومتابعة توقيعها وتصديقها مع الأطراف المعنية.
• الأرشفة والرقابة المستندية:
• إنشاء وتحديث سجّل مرجعي إلكتروني لكافة العقود والاتفاقيات، وضمان حفظ النسخ الأصلية والمشفرة وفق معايير السرية.
• متابعة التزامات الموردين والمستحقات:
• متابعة تنفيذ بنود العقود الخدمية التشغيلية (مثل: صيانة المكاتب، خدمات الضيافة، التوريدات) بالتنسيق مع المالية لتنفيذ الدفعات حسب شروط العقد.

المتطلبات الأكاديمية والمهنية

التخصصات المطلوبة:

1. دبلوم ثلاث سنوات بعدالثانوية في الإدارة العامة (الإدارة العامة)
2. دبلوم ثلاث سنوات بعدالثانوية في إدارة الأعمال (إدارة الأعمال )
3. دبلوم ثلاث سنوات بعدالثانوية في الإدارة المكتبية (إدارة مكتبية وسكرتارية )

الشهادات المهنية:

1. Microsoft Office Specialist (MOS)
2. Professional Administrative Assistant( CAME – PAC )
3. المحاسب الإداري المعتمد/ المدير المالي المعتمد( CMA/CFM)
4. أخصائي إدارة الموارد البشرية في CBP
5. معتمد القيادة الادارية

متطلبات وبيانات الوظيفة

• الخبرة: الخبرة غير مطلوبة لهذه الوظيفة
• الجنس: ذكور و اناث
• الراتب المتوقع: من 4000 إلى 4500 ريال
• نظام العمل: دوام كامل
• فترة الدوام: صباحي
• المدينة: الرياض – منطقة الرياض