سكرتير لدى شركة ام للحديد في رابغ

المسؤوليات والمهام الرئيسية

الدعم الإداري والتنظيمي

• إدارة مكتب مدير العمليات وتنظيم جدول المواعيد والاجتماعات والزيارات.
• تنسيق الاجتماعات الدورية والتشغيلية وإعداد الدعوات والمحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات.
• تنظيم وحفظ الملفات والمراسلات والعقود والوثائق التشغيلية بسرية تامة.
• متابعة المعاملات الواردة والصادرة والتأكد من إنجازها ضمن المدد المحددة.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والنماذج الإدارية المطلوبة.

التنسيق والتواصل

• التنسيق اليومي بين إدارة العمليات والإدارات الأخرى داخل الشركة.
• استقبال الاتصالات والاستفسارات وتوجيهها للجهات المختصة.
• متابعة البريد الإلكتروني لمدير العمليات والرد على المراسلات حسب التوجيهات.
• التنسيق مع العملاء والموردين والجهات الحكومية عند الحاجة.

اللغة الإنجليزية (مسؤولية أساسية)

• إعداد وصياغة جميع المراسلات الرسمية باللغة الإنجليزية بمستوى احترافي.
• ترجمة المراسلات والتقارير والاجتماعات من العربية إلى الإنجليزية والعكس.
• مراجعة الخطابات والعقود والتقارير التشغيلية والتأكد من سلامتها اللغوية.
• إعداد محاضر الاجتماعات باللغة الإنجليزية ورفعها للإدارة.
• التواصل المباشر مع الجهات الأجنبية والعملاء الدوليين والموردين باللغة الإنجليزية.
• إعداد التقارير التشغيلية الأسبوعية والشهرية باللغة الإنجليزية.
• تمثيل إدارة العمليات في المراسلات الرسمية الدولية عند الحاجة.