مساعد إداري لدى جمعية البر بمكة المكرمة ( بِرُّكُم ) في مكة المكرمة

المهام الأساسية /

تنسيق الاجتماعات والاتصالات: تنظيم واجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية، تدوين محاضر الاجتماعات وطباعتها وتوزيعها على الأطراف المعنية، والرد على المكالمات والاستفسارات.

إدارة البريد والاتصالات الرسمية: فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني وتوزيعه أو الرد عليه وفق توجيهات الرئيس المباشر.

متابعة القرارات: متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر لضمان سير العمل.

الحفظ والتوثيق: تنظيم الملفات، حفظ المعاملات، والعناية بالسجلات بأسلوب منظم يسهل الرجوع إليه.

المهام التخصصية /

متابعة وحوكمة الأصول: المشاركة في حصر وجرد وتحديث قاعدة بيانات الأصول العقارية، وحفظ وتنظيم العقود والوثائق الرسمية الخاصة بها.

التنسيق الحكومي والخارجي: التنسيق مع الجهات الحكومية، البلديات، وشركات الخدمات (الكهرباء، المياه، الاتصالات) لإنجاز المعاملات ومتابعة إصدار وتجديد الترخيص.

متابعة الصيانة والتشغيل: التنسيق مع شركات التشغيل والحراسة والصيانة، ومتابعة تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة مع إدارة الخدمات المساندة.

خدمة المستثمرين والمستفيدين: استقبال طلبات واستفسارات المستثمرين والمستأجرين، ومتابعة التزامهم بالعقود والاشتراطات.

إعداد التقارير: إعداد ورفع التقارير الدورية عن حالة الأصول ونسب الإشغال ومؤشرات الأداء إلى الرئيس المباشر.