تطرح شركة مقامات الخليج للوقود وظيفة جديدة بمسمى مساعد إداري في مدينة حائل. الوظيفة متاحة بنظام دوام كامل (دوام صباحي)، وهي فرصة رائعة للمهتمين بالعمل في منطقة حائل.
عن الوظيفة
متابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، وإنجاز الأعمال الادارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر
المهام والمسؤوليات الوظيفية:
إدارة الملفات والسجلات:
تنظيم وأرشفة الملفات الإدارية إلكترونيًا وورقيًا.
حفظ العقود والمراسلات والمعاملات حسب التسلسل والتاريخ.
إعداد المراسلات والخطابات:
صياغة الخطابات الإدارية الداخلية والخارجية.
متابعة الردود الرسمية ومتابعة الإجراءات اللازمة.
تنسيق الاجتماعات والزيارات:
جدولة الاجتماعات وحجز القاعات.
إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الجهات المعنية.
المتابعة الإدارية:
متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة من الإدارة.
التنسيق بين الإدارات المختلفة لدعم سير العمل.
دعم الموارد البشرية (عند الحاجة):
تسجيل الحضور والانصراف.
طباعة خطابات الموظفين (إجازة، تعريف، نقل…).
إدارة المستلزمات والمشتريات المكتبية:
رفع طلبات المستلزمات ومتابعة توفرها.
التواصل مع الموردين وتحديث سجل الأدوات المكتبية.
التقارير:
إعداد تقارير دورية عن أداء العمل الإداري.
رفع تقارير الملاحظات أو النواقص للإدارة المباشرة.
خدمة العملاء الداخلية:
الرد على استفسارات الموظفين الإدارية.
توجيه الزوار أو العملاء داخل المنشأة إن تطلب الأمر.
أبرز المهام الوظيفية
- تنفيذ التعليمات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عنه
- فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر
- انجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة
- حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليهاتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية والمشاركة في هذه الاجتماعات و تدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.
المؤهلات والشهادات المطلوبة
- البكالوريوس في الموارد البشرية
- البكالوريوس في إدارة الأعمال
- البكالوريوس في نظم المعلومات الإدارية
- البكالوريوس في التسويق
- البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
- (CCNA) Cisco مساعد شبكة معتمد من
- California Certification( SPHR-CA)
- Human Resources Management Certificate( CAME – HRMC)
- المحلل المالي المعتمد (CFA )
- الاعتماد المهني السعودي للقانونيين SASL
معلومات إضافية
- الخبرة: لا تشترط الوظيفة وجود خبرة سابقة
- الجنس: ذكور و اناث
- الراتب الشهري المتوقع: من 4000 إلى 4001 ريال
- طبيعة العمل: دوام كامل
- مواعيد العمل: صباحي
- مقر العمل: حائل – منطقة حائل