تعلن شركة سما الافاق للتجارة والمقاولات عن توفر فرصة وظيفية شاغرة بمسمى سكرتير تنفيذي للعمل في مدينة بريدة بمنطقة القصيم. إذا كنت تمتلك الشغف والكفاءة، فهذه فرصتك للانضمام إلى بيئة عمل مميزة ومحفزة.
تفاصيل الوظيفة
يتولى السكرتير التنفيذي تنظيم وإدارة أعمال المدير التنفيذي، والتنسيق المباشر مع جميع إدارات الشركة لضمان سير الأعمال بكفاءة. تشمل المهام متابعة الإجراءات المالية وطلبات الصرف، التنسيق مع إدارة الموارد البشرية، تنفيذ ومراجعة الخدمات الحكومية والتأمينات الاجتماعية، متابعة طلبات إدارة المشاريع، الإشراف على الأعمال الإدارية للمقر الرئيسي، إدارة خزينة الشركة، ومتابعة مديري الإدارات لضمان تنفيذ الخطط والتوجيهات المعتمدة من الإدارة التنفيذية.
تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاض، وإعداد وتقديم تقارير العمل.
المهام الأساسية للدور الوظيفي
تنظيم وإدارة جدول أعمال المدير التنفيذي، بما يشمل المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية.
إعداد ومتابعة المراسلات والتقارير والخطابات الإدارية الخاصة بالإدارة التنفيذية.
التنسيق المباشر بين المدير التنفيذي ومديري الإدارات لضمان تنفيذ التوجيهات والقرارات.
متابعة تنفيذ قرارات الإدارة التنفيذية ورفع تقارير دورية عن مستوى الإنجاز.
مراجعة واعتماد وتجهيز طلبات الصرف والتنسيق مع الإدارة المالية حتى إتمام الإجراءات.
متابعة الأعمال المتعلقة بإدارة الموارد البشرية، بما يشمل العقود، الإجازات، الحضور والانصراف، والملفات الإدارية للموظفين.
تقديم الدعم الإداري والتنسيقي لإدارة الموارد البشرية في تنفيذ السياسات والإجراءات الداخلية.
تنفيذ ومتابعة الخدمات الحكومية الخاصة بالشركة عبر الجهات الرسمية، بما يشمل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية وغيرها من المنصات الحكومية ذات العلاقة.
مراجعة ومتابعة طلبات واحتياجات إدارة المشاريع والتنسيق مع الإدارات المعنية لإنجازها.
متابعة الأعمال الإدارية الخاصة بالمقر الرئيسي والتأكد من انتظام سير العمل اليومي.
إدارة ومتابعة خزينة الشركة وفق الإجراءات والسياسات المالية المعتمدة.
حفظ وتنظيم الملفات والمستندات الرسمية بسرية ودقة عالية.
إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات والقرارات الصادرة.
متابعة مديري الإدارات لضمان الالتزام بالخطة التشغيلية ورفع أي معوقات للإدارة التنفيذية.
تنفيذ أي مهام إدارية أو تشغيلية أخرى تُكلف بها من قبل المدير التنفيذي بما يخدم مصلحة العمل.
تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها، والتعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
إعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية، وإجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية وتوقيعها من المديرالرئيس وتوزيعها. حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها.
حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس.
إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.
المؤهلات والشهادات المطلوبة
- البكالوريوس في إدارة الأعمال (إدارة الأعمال )
تفاصيل وشروط الوظيفة
- الخبرة: 2 سنوات فأكثر
- الجنس: ذكور و اناث
- الراتب الشهري المتوقع: من 4000 إلى 5000 ريال
- نوع العمل: دوام كامل
- أوقات الدوام: صباحي
- مكان العمل: بريدة – منطقة القصيم
