مهتم بالوظائف المنشورة في مدينتك؟ اشترك معنا هنا وسيصلك جديد الوظائف المنشورة والقريبة منك!
انضم الآن
تبحث شركة اتحاد الخدمات المساندة للمقاولات شركة شخص واحد عن سكرتير/ة للانضمام إلى فريقها في مدينة الرياض. تهدف هذه الوظيفة إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنظيم سير العمل اليومي بفاعلية وكفاءة.
وصف الوظيفة
تتمحور مهمة السكرتير/ة حول دعم المدير أو الإدارة من خلال كتابة الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى إدارة جدول الأعمال اليومي.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- تدوين الملاحظات، التي يتم إملاؤها، بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
- تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
- فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
- إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.
المتطلبات الأساسية
- الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية أو مجال ذي صلة.
- الجنس: الوظيفة متاحة للذكور والإناث.
المؤهلات والمهارات المفضلة
المؤهلات العلمية
- درجة البكالوريوس في إحدى التخصصات التالية أو ما يعادلها:
- إدارة أعمال (عام)
- الموارد البشرية
- إدارة الأعمال
- السكرتارية التنفيذية
المهارات
- خدمات مسؤول الاتصال (متقدم)
- برمجيات إدارة الوثائق (متقدم)
- برمجيات إدارة البريد الإلكتروني للمستخدم (متقدم)
- جدولة الزيارات (متقدم)
- الطباعة على الحاسب الآلي (متقدم)
- إعداد التقارير / المراقبة (متقدم)
- الرد على المكالمات الواردة (متقدم)
- الجدول الزمني للتخطيط (متقدم)
- الاستجابة لشكاوى الزوار (متقدم)
- الوثائق (متقدم)
اللغات
- اللغة العربية (متقدم)
- اللغة الإنجليزية (متقدم)
- اللغة الفرنسية (متقدم)
- اللغة الأوردو (متقدم)
تفاصيل العمل
- نوع العمل: دوام كامل
- نظام الدوام: صباحي
- مكان العمل: الرياض
- عدد الشواغر: 1
المزايا وشروط العمل
- الراتب: يتراوح بين 4000 و 4500 ريال سعودي.
- شروط العمل: ستة أيام عمل في الأسبوع.