وظيفة سكرتير في مصنع الصيدلانيات المتطورة للادوية بالرياض

يُعلن مصنع الصيدلانيات المتطورة للأدوية عن توفر شاغر وظيفي لوظيفة سكرتير في مدينة الرياض، المملكة العربية السعودية. تتطلب هذه الوظيفة دعم المدير أو الإدارة من خلال إنجاز المهام المكتبية والإدارية المتنوعة لضمان سلاسة سير العمليات اليومية.

وصف الوظيفة

تتمحور مهام شاغل الوظيفة حول تقديم الدعم الإداري اللازم للإدارة أو المدير، والذي يشمل كتابة الوثائق، إدارة المكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال بفعالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ ومراجعة وتنسيق المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات وفقاً للمعايير المكتبية المعتمدة.
• تلقي وفرز وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، والتعامل مع الرسائل الهاتفية والإجابة على استفسارات المتصلين، بالإضافة إلى تحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• معالجة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، تسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد الأوقات المناسبة للاجتماعات، وتأمين القاعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منتظم ومنظم.

المؤهلات والخبرات

الحد الأدنى من الخبرة

يجب أن يمتلك المرشح خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية أو الأعمال الإدارية المشابهة.

المؤهلات الأكاديمية المفضلة

• درجة البكالوريوس في اللغة الإنجليزية (تخصص تربوي).
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال (تخصص عام أو إدارة الأعمال).
• درجة البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية.

المهارات المطلوبة

• مهارات متقدمة في خدمات مسؤول الاتصال.
• خبرة متقدمة في استخدام برمجيات إدارة الوثائق.
• إتقان متقدم لبرمجيات إدارة البريد الإلكتروني.
• مهارات متقدمة في جدولة الزيارات.
• سرعة ودقة متقدمة في الطباعة على الحاسب الآلي.
• مهارات متقدمة في إعداد التقارير والمراقبة.
• قدرة متقدمة على الرد على المكالمات الواردة.
• مهارات متقدمة في تخطيط الجداول الزمنية.
• قدرة متقدمة على الاستجابة لشكاوى الزوار.
• خبرة متقدمة في إعداد وتوثيق المستندات.

اللغات

• اللغة الإنجليزية: مستوى متقدم.
• اللغة العربية: مستوى معتمد.

تفاصيل إضافية

• نوع العمل: دوام كامل.
• نظام الدوام: صباحي.
• عدد الشواغر: 1.
• الراتب: يتراوح بين 6000 و 7000 ريال سعودي.
• شروط العمل: ستة أيام عمل في الأسبوع.
• ملاحظة هامة: يشترط وجود رخصة قيادة سيارة.

هذه الوظيفة متاحة للجنسين (ذكور وإناث).