في إطار سعيها الدائم لاستقطاب أفضل الكفاءات الوطنية، تبحث مؤسسة سواعد الوقفية عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى طاقمها في جدة. تعتبر هذه الوظيفة فرصة مثالية لتطوير مسيرتك المهنية وبناء مستقبل واعد.
نظرة عامة على الوظيفة
تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر، وإعداد وتقديم تقارير العمل، مع القيام بجميع مهام السكرتارية وتقديم الدعم الإداري للمدير العام ويشمل الأعمال الكتابية العامة والنسخ والتصوير وأرشفة الملفات وتنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار والتنسيق الإداري بين الأقسام وإعداد التقارير الدورية.
الإدارة المكتبية:
1-تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بالأمين العام.
2-تنظيم وفهرسة التقارير الواردة أو الصادرة من وإلى الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على الأمين العام.
3- تنظيم المهام وترتيب الأولويات المتخصصة بالأمين العام.
4- اعداد العروض التقديمية وتصميم الأنشطة والبرامج المختلفة المتعلقة بالأمين العام.
5- حفظ جميع الملفات الخاصة بمكتب الأمين العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.
6-إعداد جدول المواعيد والأعمال الخاص بالمدير العام.
7-كتابة وإعداد التقارير المختلفة.
8- متابعة الاعمال وتزويد الأمين العام بمستجداتها.
9- المحافظة على المظهر العام لمكتب الأمين العام من حيث النظافة والترتيب واستقبال الزوار والترحيب بهم.
المراسلات الإدارية:
1-استقبال وإجراء الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الأمين العام وإعداد سجلات الاتصالات الهاتفية وحفظ جميع بيانات المتصلين، والعناوين الإلكترونية وغير الكترونية.
2- إدارة الاتصالات والمراسلات الهاتفية والإلكترونية (الصادرة والواردة) والاستجابة لها وحفظها وأرشفتها بشكل دقيق ومنظم يسهل الوصول إليه.
3- مراسلة الجهات الداخلية والخارجية ومتابعة الرسائل الواردة والرد عليها عبر البريد الإلكتروني او أي وسيلة الكترونية أو غير الكترونية أخرى وعرضها على المدير العام وفهرسة هذه المراسلات حسب أهميتها.
إدارة الاجتماعات:
1-التنسيق والتحضير للاجتماعات وتوجيه دعوة لجميع الأطراف.
2-تجهيز قاعة الاجتماعات وتوفير المتطلبات اللازمة للاجتماع حسب طبيعة كل اجتماع.
3-ضبط وتحرير محاضر الاجتماعات والعمل على إتمام توقيع أعضاء الاجتماع.
4-حفظ وأرشفة وفهرسة محاضر الاجتماعات ورقيا والكترونيا بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.
5-متابعة انجاز توصيات الاجتماعات مع الأطراف ذات العلاقة.
المهام الأساسية للدور الوظيفي
- تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها، والتعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
- إعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية، وإجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية وتوقيعها من المديرالرئيس وتوزيعها.
- حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها.
- حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس.إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.
الشهادات والتخصصات
التخصصات المطلوبة:
- البكالوريوس في إدارة الأعمال
- البكالوريوس في نظم المعلومات الإدارية
- البكالوريوس في الإدارة المكتبية (إدارة مكتبية وسكرتارية )
- البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
تفاصيل وشروط الوظيفة
- الخبرة: 5 سنوات فأكثر
- الجنس: ذكور و اناث
- الراتب الشهري: من 6483 إلى 8684 ريال
- طبيعة العمل: دوام كامل
- ساعات العمل: صباحي
- مقر العمل: جدة – منطقة مكة المكرمة