سكرتير لدى شركة بيوند إكسبيرينس بجدة

فرصة للعمل كـ سكرتير لدى شركة بيوند إكسبيرينس في منطقة مكة المكرمة. يتميز هذا الشاغر بكونه دوام كامل (دوام صباحي)، مما يوفر بيئة عمل تناسب تطلعاتك ومسيرتك المهنية.

وصف الوظيفة

دعم المدير أو الإدارة من خلال كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جدول الأعمال.

المهام الرئيسية:• الإشراف على موظفي الدعم والاستقبال.• إدارة وتأمين مستلزمات المكتب والصيانة.• مراقبة المصاريف الإدارية والالتزام بالميزانية.• تطوير وتطبيق السياسات والإجراءات الداخلية.• تنظيم مواعيد المدير، الاجتماعات، وحجوزات السفر.• استقبال المكالمات، رسائل البريد، وتوجيهها.• حفظ وأرشفة الملفات (الورقية والإلكترونية) بسرية.• كتابة التقارير وتدوين محاضر الاجتماعات.

أبرز المهام الوظيفية

• تدوين الملاحظات، التي يتم إملاؤها، بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.

المتطلبات الأكاديمية والمهنية

1. البكالوريوس في الإدارة المكتبية
2. البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
3. Microsoft Certified System Administrator ( MCSA)
4. Microsoft Office Specialist (MOS)
5. Certified Professional Manager( CAME – CPM)
6. الشهادة المتقدمة في إدارة الموارد البشرية
7. محترف إدارة البيانات المعتمد (CDMP)

تفاصيل وشروط الوظيفة

• الخبرة: 3 سنوات فأكثر
• الجنس: ذكور و اناث
• الراتب: من 4500 إلى 5000 ريال
• نوع العمل: دوام كامل
• فترة الدوام: صباحي
• مقر العمل: جدة – منطقة مكة المكرمة