وظيفة سكرتير تنفيذي لدى مؤسسة علو للتصميم في الخبر

تطرح مؤسسة علو للتصميم وظيفة جديدة بمسمى سكرتير تنفيذي في مدينة الخبر. الوظيفة متاحة بنظام دوام كامل (دوام صباحي)، وهي فرصة رائعة للمهتمين بالعمل في منطقة المنطقة الشرقية.

وصف الوظيفة

مسؤول عن تقديم الدعم الإداري المتكامل للفريق التنفيذي، مع الإشراف المباشر على سير العمل اليومي في المكتب لضمان بيئة عمل منتجة وفعّالة. يجمع هذا الدور بين التنسيق التنفيذي رفيع المستوى وإدارة العمليات المكتبية، بما يشمل تنظيم الجداول، وإدارة المراسلات، وتخطيط الفعاليات، وتحسين كفاءة بيئة العمل.

المهام الأساسية للدور الوظيفي

أولاً: الدعم التنفيذي

1. المساعدة
   الإدارية المتقدمة: تقديم دعم إداري متميز للمدراء
   التنفيذيين، من خلال إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، وتجهيز المواد
   والملفات المطلوبة مسبقاً. العمل كنقطة اتصال رئيسية للاتصالات الداخلية
   والخارجية نيابة عن الإدارة، وفرز المكالمات، والرد على الاستفسارات عند
   الحاجة.
2. تنسيق
   الرحلات والسفر: ترتيب جداول السفر والإقامة
   ووسائل النقل للفريق التنفيذي، مع ضمان توثيق جميع خطط السفر وإبلاغ الجهات
   المعنية بها. إعداد تقارير مصاريف السفر ومتابعة التعويضات في الوقت المحدد.
3. إدارة
   الاجتماعات: تنظيم وتنسيق الاجتماعات
   التنفيذية، ويشمل ذلك تحديد المواعيد، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر
   الاجتماعات، ومتابعة تنفيذ البنود والقرارات الصادرة عنها. تجهيز ترتيبات
   المؤتمرات عن بُعد، والعروض التقديمية، والترتيبات اللوجستية الأخرى
   للاجتماعات الداخلية والخارجية.
4. إدارة
   الوثائق والمستندات: إعداد ومراجعة وتحرير المستندات
   والعروض والتقارير الخاصة بالإدارة التنفيذية، لضمان الدقة والاحترافية.
   الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والتعامل مع جميع المراسلات بأقصى درجات
   التكتم والأمانة.

ثانياً: إدارة المكتب والعمليات

1. العمليات
   المكتبية اليومية: الإشراف على العمليات اليومية
   للمكتب، بما في ذلك إدارة المخزون من المستلزمات، وصيانة المرافق، واستكشاف
   أعطال الأجهزة والمعدات وإصلاحها. التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات لضمان
   تجهيز المكتب واستيفائه لاشتراطات السلامة والأمن.
2. إدارة
   الميزانية والمصروفات: مراقبة وإدارة ميزانية المكتب،
   بما في ذلك مصروفات المستلزمات والصيانة والتطوير. مراجعة ومعالجة الفواتير
   وضمان السداد في الوقت المحدد، مع الالتزام بالإطار المالي المعتمد.
3. تخطيط
   الفعاليات والتنسيق لها: تنظيم وتيسير فعاليات الشركة
   والاجتماعات وأنشطة بناء الفريق، والإشراف على كافة الترتيبات اللوجستية،
   والتجهيزات الغذائية، وحجوزات الأماكن. المساهمة في المشاريع الخاصة
   والمبادرات التنظيمية والاحتفالات الداخلية لتعزيز بيئة عمل إيجابية.
4. الدعم
   الإداري للموارد البشرية: المساعدة في استقبال الموظفين
   الجدد وتجهيز مكاتبهم، وإصدار صلاحيات الدخول، وتقديم جولة تعريفية في مقر
   العمل. تحديث وحفظ السجلات المكتبية، وقوائم الاتصال بالمنسوبين، ووثائق
   إجراءات الطوارئ.

ثالثاً: تحسين العمليات والكفاءة

• تحديد
  الفرص المتاحة لتطوير العمليات والأنظمة المكتبية بهدف تعزيز الإنتاجية وخفض
  التكاليف.
• تنفيذ
  وتفعيل السياسات والإجراءات والأدلة التنظيمية لضمان سلاسة سير العمل والحفاظ
  على النظام داخل المكتب.

ثالثاً: المؤهلات العلمية والخبرات
المطلوبة

• المؤهل
  العلمي: بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو
  الإدارة المكتبية، أو مجال ذي صلة (يفضل).
• الخبرات
  العملية: لا تقل عن (3) سنوات في مجال
  المساعدة التنفيذية، أو إدارة المكاتب، أو الأدوار الإدارية المماثلة.

رابعاً: الكفاءات المهنية (المهارات
الفنية)

• إتقان
  استخدام حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وبرامج إدارة المكاتب.
• الإلمام
  بأنظمة الجدولة الإلكترونية، ومنصات الاجتماعات الافتراضية (مثل Zoom، Microsoft Teams)، وأنظمة حجز وتذاكر السفر.

خامساً: الكفاءات السلوكية (المهارات
الشخصية)

• التواصل
  الفعّال: تمتع بمهارات تواصل لفظية
  وكتابية قوية، مع درجة عالية من الاحترافية والقدرة على حفظ السرية.
• التنظيم
  وإدارة الوقت: مهارات استثنائية في إدارة
  الوقت، وتحديد الأولويات، وتعدد المهام للتعامل مع المتطلبات والضغوط
  المتزامنة.
• الاستباقية
  والمبادرة: القدرة على توقع الاحتياجات قبل
  حدوثها، وإيجاد حلول فعّالة للتحديات، واتخاذ المبادرات البناءة.
• الدقة
  والاهتمام بالتفاصيل: مستوى عالٍ من الدقة في تنفيذ
  المهام والتواصل الكتابي والشفهي.
• المرونة
  والتكيف: القدرة على العمل في بيئة سريعة
  الخطى، والتكيف مع المتغيرات، والتعامل مع التحديات غير المتوقعة بمرونة.
• حل
  المشكلات: امتلاك قدرة تحليلية قوية على
  استكشاف الأخطاء وإيجاد الحلول الفعالة والمنطقية.

 هذا الدور مثالي للمرشحين المنظمين والمتميزين في
تقديم الدعم التنفيذي والإدارة المكتبية. إذا كنت شخصاً دقيقاً واستباقياً
ومستعداً للمساهمة في بيئة عمل تعاونية، فإننا نشجعك على التقدم للانضمام إلينا.

المؤهلات والشهادات المطلوبة

1. البكالوريوس في إدارة الأعمال
2. البكالوريوس في الإدارة المكتبية
3. البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
4. Microsoft Certified System Engineer (MCSE 2003)
5. Microsoft Office Specialist (MOS)
6. California Certification( SPHR-CA)
7. إدخال البيانات ومعالجة النصوص
8. تحليل الأعمال الاحترافية PMI -PBA

تفاصيل وشروط الوظيفة

• الخبرة: 3 سنوات فأكثر
• الجنس: ذكور و اناث
• الراتب المتوقع: يبدأ من 4000 ريال
• نوع العمل: دوام كامل
• مواعيد العمل: صباحي
• موقع الوظيفة: الخبر – المنطقة الشرقية