فرصة للعمل كـ سكرتير تنفيذي لدى شركة منطقة الاحتراف التجارية في منطقة الرياض. يتميز هذا الشاغر بكونه دوام كامل (دوام صباحي/مسائي)، مما يوفر بيئة عمل تناسب تطلعاتك ومسيرتك المهنية.
ملخص الوظيفة
تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاض، وإعداد وتقديم تقارير العمل.
تقديم دعم إداري وتنفيذي رفيع المستوى للرئيس التنفيذي، وإدارة أعمال المكتب التنفيذى بكل احترافية، مع لعب دور “محرك المتابعة والربط” بين الرئيس التنفيذي وكافة قطاعات وإدارات المنظومة. يتولى شاغل الوظيفة استقبال التوجيهات وتحويلها إلى مهام وتنفيذها ومتابعة أدق تفاصيلها مع فرق العمل لضمان تحقيق أعلى معايير الجودة والالتزام بالمواعيد.
المهام والمسؤوليات
تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها، والتعامل مع الاستفسارات والرد عليها وإيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
إعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية، وإجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية وتوقيعها من المديرالرئيس وتوزيعها.
حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها.
حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس.إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.
-
المعاونة المباشرة للرئيس التنفيذي:
-
استقبال جميع التوجيهات والمهام والطلبات الصادرة من الرئيس التنفيذي وإعادة إعادة صياغتها وتوزيعها بوضوح.
-
تنظيم وإدارة جدول أعمال وتقويم الرئيس التنفيذي، وتنسيق اللقاءات والاجتماعات الداخلية والخارجية.
-
إعداد وتحضير ملفات الاجتماعات، العروض التقديمية، والتقارير التنفيذية المطلوب عرضها.
-
حضور الاجتماعات الهامة مع الرئيس التنفيذي وتدوين محاضر الاجتماعات (Meeting Minutes) وتوثيق القرارات وتكليفات العمل.
-
صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية والتقارير التنفيذية باللغتين العربية والإنجليزية.
-
التوجيه والمتابعة مع قطاعات وإدارات الهيكل التنظيمي:
-
مع الإدارة المالية: متابعة التكليفات المتعلقة بالتقارير المالية، المراجع القانوني، والمراجعة العامة.
-
مع الشؤون الإدارية والخدمات المساندة: توجيه ومتابعة طلبات المشتريات، الموارد البشرية، أعمال التسويق، والتصاميم لضمان سرعة التنفيذ.
-
مع شركات التابعة للمنظومة: المتابعة مع المدراء التنفيذيين وتسهيل مهام عملهم والتنسيق المباشر معهم ومع الإدارة العليا
-
متابعة أدق التفاصيل التشغيلية والتأكد من جودة المخرجات قبل رفعها للرئيس التنفيذي.
-
إعداد تقارير متابعة دورية (Follow-up Dashboards/Reports) توضح حالة كل مهمة، نسبة الإنجاز، والمعوقات إن وجدت.
-
إدارة التقنية والأنظمة:
-
التعامل المحترف مع برامج إدارة المهام والمشاريع الإلكترونية (Odoo, MS Project).
-
الاستخدام المتقدم لبرامج أوفيس (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) للتحليل وإعداد العروض والخطابات.
-
إدارة نظام الأرشيف والتوثيق الرقمي للمستندات والقرارات بأسلوب آمن وشديد السرية.
-
الاستخدام المميز في إدارة البريد الالكتروني وإدارة المهام والتعامل الرقمي لجميع مهام العمل.
4. المؤهلات والخبرات:
-
المؤهل العلمي: دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، أو السكرتارية التنفيذية.
-
الخبرة: من 5 إلى 7+ سنوات خبرة في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب مع كبار الإداريين والتنفيذيين.
-
خبرة قوية في التعامل مع الهياكل التنظيمية المتعددة الشركات والإدارات.
5. الصفات الشخصية والمهارات الأساسية:
-
مرتب ومنظم للغاية: يمتلك ترتيب أولويات عالي وقدرة على إدارة المهام المتعددة (Multitasking) بدقة.
-
منسق محترف: مهارات اتصال وتواصل رفيعة للتنسيق السلس بين الإدارات.
-
متابع رائع (Strong Follow-up Skill): إصرار وحس عالٍ بمتابعة المهام حتى إغلاقها بالكامل وتدقيق التفاصيل الصغيرة.
-
لغة إنجليزية ممتازة: إتقان كامل للمراسلات والأعمال باللغة الإنجليزية (Business English).
-
شغوف بالتقنية: إتقان التعامل مع البرامج والأنظمة الحديثة والتحول الرقمي.
-
تحمل ضغط العمل: مرونة عالية وهدوء في التعامل مع المهام الطارئة والأولويات المتغيرة.
-
دقة متناهية وسرية تامه: الحفاظ التام على أسرار المنظومة ودقة المخرجات والبيانات
المؤهلات والشهادات المطلوبة
- البكالوريوس في الموارد البشرية
- البكالوريوس في إدارة الأعمال
- البكالوريوس في نظم المعلومات الإدارية
- البكالوريوس في التسويق
- البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
- Microsoft Certified System Engineer (MCSE 2003)
- Microsoft Office Specialist (MOS)
- California Certification( SPHR-CA)
- إدخال البيانات ومعالجة النصوص
- تحليل الأعمال الاحترافية PMI -PBA
معلومات إضافية
- الخبرة: 5 سنوات فأكثر
- الجنس: ذكور و اناث
- الراتب: من 4000 إلى 7000 ريال
- نمط العمل: دوام كامل
- ساعات العمل: صباحي/مسائي
- المدينة: الرياض – منطقة الرياض