في إطار سعيها الدائم لاستقطاب أفضل الكفاءات الوطنية، تبحث مؤسسة راام لتنظيم المعارض والمؤتمرات عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى طاقمها في جدة. تعتبر هذه الوظيفة فرصة مثالية لتطوير مسيرتك المهنية وبناء مستقبل واعد.

عن الوظيفة

تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاض، وإعداد وتقديم تقارير العمل.

المهام الأساسية للدور الوظيفي

إليك نسخة احترافية وشاملة لإعلان الوظيفة باللغة العربية، مع إضافة أهم مهام السكرتارية التنفيذية لتناسب طبيعة عمل مؤسستكم في تنظيم الفعاليات والإعلانات.

إعلان وظيفة – سكرتيرة تنفيذية

تعلن المؤسسة عن توفر وظيفة (سكرتيرة تنفيذية) للعمل بدوام كامل بمدينة جدة.

المهام الوظيفية:

• تنظيم وإدارة مكتب الرئيس التنفيذي وجدولة المواعيد والاجتماعات والزيارات.

• التنسيق والإشراف على جميع الأعمال الإدارية الخاصة بالمكتب التنفيذي.

• متابعة تنفيذ المهام والتوجيهات الصادرة من الرئيس التنفيذي مع الإدارات المختلفة وإعداد تقارير دورية عن سير العمل.

• تنظيم وتجهيز الفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات والمعارض التي تنفذها المؤسسة.

• استقبال العملاء والزوار والتنسيق معهم باحترافية.

• إعداد وصياغة جميع المراسلات الإدارية الداخلية والخارجية باللغتين العربية والإنجليزية.

• إعداد العروض الفنية والمالية (Quotations & Proposals) للعملاء.

• تصميم العروض التقديمية الاحترافية باستخدام PowerPoint.

• إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.

• تنظيم وأرشفة جميع ملفات ووثائق المؤسسة إلكترونيًا وورقيًا وفق نظام واضح.

• إدارة البريد الإلكتروني الرسمي ومتابعة الردود والمراسلات.

• متابعة العقود والاتفاقيات والتأكد من حفظها وتجديدها عند الحاجة.

• التنسيق مع الموردين والعملاء والجهات الحكومية والخاصة.

• متابعة حجوزات السفر والفنادق والمواعيد الرسمية عند الحاجة.

• إعداد التقارير الإدارية والإحصائية الدورية.

• متابعة المشتريات والطلبات الإدارية الخاصة بالمكتب.

• المحافظة على سرية المعلومات والوثائق الخاصة بالمؤسسة.

• تنفيذ أي مهام إدارية أخرى تُكلف بها من قبل الرئيس التنفيذي بما يخدم مصلحة العمل.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الموارد البشرية أو أي تخصص إداري ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية.

• إجادة اللغة العربية واللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة بطلاقة.

• إجادة تامة لاستخدام برامج Microsoft Office (Excel – Word – PowerPoint – Outlook).

• مهارات عالية في إعداد التقارير والعروض التقديمية.

• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.

• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة عدة مهام في الوقت نفسه.

• اللباقة وحسن التعامل والمظهر المهني.

• القدرة على تحمل المسؤولية واتخاذ المبادرة.

• مهارات تواصل وكتابة احترافية.

• يفضل وجود خبرة في شركات تنظيم الفعاليات أو الدعاية والإعلان.

شروط الوظيفة:

• الدوام: دوام كامل.

• مقر العمل: مدينة جدة.

• يشترط توفر رخصة قيادة سارية وسيارة خاصة.

• الراتب يحدد بعد المقابلة حسب الخبرة والكفاءة.

طريقة التقديم:

يرجى إرسال السيرة الذاتية مع ذكر المسمى الوظيفي في عنوان الرسالة عبر البريد الإلكتروني أو التواصل عبر الواتساب.

إذا كان الإعلان سيتم نشره في لينكدإن أو جدارات أو إنديد، أستطيع أيضًا صياغته بأسلوب يجذب المرشحات ذوات الخبرة ويزيد من جودة المتقدمات.

المؤهلات والشهادات المطلوبة

التخصصات المطلوبة:

• البكالوريوس في الموارد البشرية
• البكالوريوس في إدارة الأعمال
• البكالوريوس في نظم المعلومات الإدارية
• البكالوريوس في التسويق
• البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية

الشهادات المهنية:

1. Microsoft Certified System Engineer (MCSE 2003)
2. Microsoft Office Specialist (MOS)
3. California Certification( SPHR-CA)
4. إدخال البيانات ومعالجة النصوص
5. تحليل الأعمال الاحترافية PMI -PBA

معلومات إضافية

• الخبرة: 3 سنوات فأكثر
• الجنس: ذكور و اناث
• الراتب الشهري: 4000 ريال
• نمط العمل: دوام كامل
• ساعات العمل: صباحي
• موقع الوظيفة: جدة – منطقة مكة المكرمة