تطرح شركة متون المتقدمة للتطوير والاستثمار العقاري وظيفة جديدة بمسمى مساعد إداري في مدينة الرياض. الوظيفة متاحة بنظام دوام كامل (دوام صباحي)، وهي فرصة رائعة للمهتمين بالعمل في منطقة الرياض.
نظرة عامة على الوظيفة
– يجب أن يكون المرشح متقن للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
– الراتب (4,000)
• إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير العام والمواعيد والاجتماعات اليومية.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد الدعوات ومحاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات.
• استقبال الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني وفرزها وتحويلها حسب الأهمية والصلاحية.
• إعداد وصياغة وطباعة المراسلات والخطابات والتقارير الرسمية بسرية ودقة عالية.
• متابعة المعاملات الإدارية الصادرة والواردة والتأكد من إنجازها ضمن المدد المحددة.
• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية وفق نظام أرشفة معتمد يضمن سهولة الرجوع إليها.
• استقبال الزوار وترتيب مواعيد مقابلاتهم مع المدير العام وفق الأولويات المعتمدة.
• التنسيق المباشر مع الإدارات والأقسام المختلفة لنقل توجيهات المدير العام ومتابعة تنفيذها.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية الخاصة بأعمال الإدارة العليا.
• متابعة حجوزات السفر والإقامة والاجتماعات الخارجية الخاصة بالمدير العام عند الحاجة.
• الحفاظ التام على سرية المعلومات والوثائق والقرارات المتعلقة بالإدارة العليا.
• التأكد من جاهزية مكتب المدير العام والاجتماعات والوثائق المطلوبة مسبقًا.
• متابعة اعتماد التواقيع والموافقات الإدارية وفق التسلسل والصلاحيات المعتمدة.
• إعداد ملخصات يومية أو أسبوعية للمهام والمستجدات والمواضيع المعلقة.
• إدارة المراسلات الواردة من الجهات الرسمية والعملاء والشركاء والرد عليها حسب التوجيه.
• التنسيق والمتابعة مع الموردين أو الجهات الخارجية فيما يخص أعمال الإدارة العليا.
• الالتزام بالأنظمة والسياسات الداخلية والتعليمات الإدارية المعتمدة بالشركة.
• تنفيذ أي مهام إدارية أو تنظيمية أخرى تُكلف من قبل المدير العام ضمن نطاق العمل
• التعاون والعمل بروح الفريق وتحمل مسؤوليات إضافية مرتبطة بمصلحة العمل وفق توجيهات الإدارة.
• الالتزام بتطبيق السياسات والإجراءات والمعايير المهنية المعتمدة لدى الشركة.
• تنفيذ أي مهام أو متطلبات إضافية تُكلّف بها من قبل الإدارة العامة ضمن نطاق العمل.
المهام والمسؤوليات
- تنفيذ التعليمات الادارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية الصادرة عنه
- فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين وفتح البريد الالكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر
- انجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة
- حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليهاتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية والمشاركة في هذه الاجتماعات و تدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.
الشهادات والتخصصات
التخصصات المطلوبة:
- البكالوريوس في الإدارة العامة
- البكالوريوس في الموارد البشرية
- البكالوريوس في إدارة الأعمال
- البكالوريوس في نظم المعلومات الإدارية
- البكالوريوس في السكرتارية التنفيذية
تفاصيل وشروط الوظيفة
- الخبرة: لا يشترط خبرة سابقة
- الجنس: ذكور و اناث
- الراتب المتوقع: 4000 ريال
- طبيعة العمل: دوام كامل
- مواعيد العمل: صباحي
- مقر العمل: الرياض – منطقة الرياض