وظيفة مساعد إداري في فرع شركة سيف الطبية بالرياض

يعلن فرع شركة سيف الطبية عن توفر وظيفة مساعد إداري بدوام كامل في مدينة الرياض. هذه الفرصة متاحة للذكور والإناث الذين يمتلكون المهارات الإدارية اللازمة لدعم سير العمل ومتابعة المهام اليومية بكفاءة عالية.

وصف الوظيفة

يتولى المساعد الإداري متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، بالإضافة إلى إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عنه.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتنظيم الملفات الخاصة.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية، والمشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.
• إدارة ومتابعة المنصات الحكومية ذات العلاقة بالمنشأة.
• تجديد تراخيص المنشآت ومتابعة اشتراطاتها النظامية.
• متابعة مراسلات الشركة الرسمية مع الجهات الحكومية والقطاع الخاص.
• الإشراف على الأعمال الإدارية في المجمعات الطبية التابعة للشركة والتأكد من سير العمل وفق السياسات والإجراءات المعتمدة.
• زيارة الوزارات والجهات الحكومية لإنهاء المعاملات ومتابعة الطلبات الرسمية وتمثيل الشركة بالشكل اللائق.
• إعداد التقارير الدورية ورفعها للإدارة العليا بانتظام.
• تنظيم الأرشيف الإداري والملفات الورقية والإلكترونية وتحديثها باستمرار.
• متابعة الحضور والانصراف والإجازات بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية.
• متابعة احتياجات الفروع الإدارية (قرطاسية، صيانة، نقل، خدمات عامة…).
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• ضبط المصروفات التشغيلية البسيطة ورفع طلبات الشراء والموافقات اللازمة.
• المساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية وتبسيطها بما يحقق الكفاءة والالتزام.

المؤهلات المطلوبة

المستوى التعليمي

• درجة البكالوريوس في أحد التخصصات التالية:
  • الموارد البشرية
  • إدارة الأعمال
  • نظم المعلومات الإدارية

المهارات

يجب أن يتمتع المرشح بمهارات متقدمة في المجالات التالية:

• خدمة العملاء.
• برمجيات إدارة البريد الإلكتروني للمستخدم.
• الآلات المكتبية.
• جدولة الزيارات.
• الكتابة.
• تحديد الاجتماعات.
• تحمّل المسؤولية.
• إدارة العمل.
• الإدارة.
• الرد على استفسارات العملاء.

اللغات

• اللغة العربية (مستوى متقدم).
• اللغة الإنجليزية (مستوى متقدم).

تفاصيل إضافية

• عدد الوظائف الشاغرة: 3 وظائف.
• نوع الدوام: دوام كامل.
• فترة العمل: فترة صباحية.
• الحد الأدنى للراتب: 4000 ريال سعودي.
• مكان العمل: الرياض.